Trong các chương trình cung ứng nhân lực ngoài nước thì Thực tập sinh kỹ năng Nhật Bản là chương trình đòi hỏi tương đối khắt khe về nhiều mặt như: tuyển chọn đầu vào, thi tuyển, phái cử,… Về bản chất, đây là con đường xuất khẩu lao động sang Nhật Bản tham gia dễ dàng nhất. Bởi các chương trình khác yêu cầu rất cao như: kỹ thuật viên, phiên dịch, thương mại và chuyển giao công nghệ.
1. Sơ tuyển đầu vào thực tập sinh
Phổ biến: Công ty tại Việt Nam tuyển chọn lao động chung theo tiêu chí các xí nghiệp Nhật Bản thường tuyển theo các yếu tố như: ngoại hình, thể lực, sức khỏe, bằng cấp, độ tuổi, ý thức – kỷ luật,…
Tuyển dụng gấp: Sau khi có đơn đơn tuyển thực tập sinh kỹ năng từ phía các công ty tiếp nhận Nhật Bản, Công ty tiến hành gửi thông báo tuyển quảng cáo trên phương tiện truyền thông báo trí trong khu vực người lao động có thể nộp hồ sơ.
Ngoài các văn phòng đại diện, một số tổ chức được đặc biệt quan tâm và có thể đứng ra thay mặt công tuyển chọn thực tập sinh như: các trung tâm giới thiệu việc làm tại các địa, các trường nghề, phòng lao động, hội phụ nữ tại địa phương,…
Công ty sẽ bố trí chỗ ăn ở, phương tiện đi lại giúp người lao động hoàn tất các thủ tục nhanh gọn nhất. Quá trình thi kiểm tra tay nghề và tuyển dụng được đảm bảo công khai minh bạch, với sự giúp đỡ của các chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, trình độ tay nghề và kỹ thuật cao ở mọi ngành nghề, do các chuyên gia giám sát chuyên ngành hướng dẫn.
2. Kiểm tra sức khoẻ
Ở một số công ty, để tránh mất thời gian và kinh tế, công ty yêu cầu người lao động khám sức khỏe ngay từ đầu tại các cơ sở y tế có thẩm quyền theo tiêu chuẩn của đại sứ quán Nhật Bản, quy định của OTIT
Hoặc: sau khi kiểm tra tay nghề Công ty sẽ tiến hành đưa lao động trúng tuyển đi kiểm tra sức khoẻ
3. Đào tạo định hướng làm việc Nhật Bản cho thực tập sinh
Người lao động sẽ được đào tạo và học các khoá học định hướng trong vòng 3 tháng nhằm phù hợp với yêu cầu về trình độ tay nghề về ngành nghề của nhà tuyển dụng trước khi thi tuyển.
Do văn hóa và môi trường công việc tại Nhật Bản có rất nhiều khác biệt với Việt Nam, nên đây là công việc bắt buộc khi công ty muốn phái cử những thực tập sinh tốt nhất.
4. Thi tuyển/phỏng vấn trực tiếp
Hầu hết các xí nghiệp Nhật Bản đều trực tiếp bay sang Việt Nam để tuyển chọn từng lao động, ngay cả việc chỉ tuyển chọn từ 1-2 thực tập sinh.
Đối với một số công ty không thu xếp được thời gian sang Việt Nam tuyển chọn thông thường vẫn giao phó lại cho nghiệp đoàn – cơ quan trực tiếp quản lý thực tập sinh kỹ năng trong thời gian làm việc 3 năm tại Nhật Bản
Các ứng viên sẽ được đại diện chủ sử dụng lao động kiểm tra trình độ tay nghề, phỏng vấn, thi thể lực, các bài test IQ, thi kỹ năng,…
Việc tuyển chọn khắt khe cũng là yếu tố khiến xí nghiệp Nhật gần như đặt toàn bộ niềm tin vào người lao động trong thời gian hợp đồng. Rủi ro như: dừng tiếp nhận, công việc không phù hợp, quan hệ chủ – tớ xấu, từ phía người lao động khi có hợp đồng làm việc tại Nhật Bản là rất thấp.
Mô hình tổng thể của chương trình thực tập sinh kỹ năng Nhật Bản
5. Đào tạo nâng cao cho Thực tập sinh Nhật Bản
Những lao động trúng tuyển sẽ được đào tạo nâng cao cả về kiến thức công việc, tiếng Nhật và tay nghề để đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng.
Thời gian đào tạo dựa theo yêu cầu của xí nghiệp tiếp nhận Nhật Bản, thông thường từ 3-5 tháng
6. Xin visa/thị thực Nhật Bản
Đơn xin cấp thị thực sẽ được chủ sử dụng lao động nộp cho đại diện sứ quán của nước sử dụng lao động theo dạng block visa hoặc giấy phép lao động.
Công ty trực tiếp làm toàn bộ việc này trong thời gian thực tập sinh được đào tạo nâng cao
7. Đặt vé và xuất cảnh
Chủ sử dụng lao động tại Nhật Bản sẽ chuyển PTA hoặc các giấy tờ cần thiết, chi phí đi lại cho bên tuyển dụng sắp xếp xuất cảnh theo kế hoạch. Công ty sẽ hoàn tất các thủ tục xuất cảnh cho thực tập sinh.
8. Đào tạo thực tập sinh kỹ năng sau khi nhập cảnh Nhật Bản
Người lao động được nghiệp đoàn hướng dẫn thích nghi với môi trường, sinh hoạt, đi lại, tàu xe, ngân hàng. Khoảng thời gian này kéo dài từ 1-2 tuần và thường tại khu nhà ở của nghiệp đoàn
Phía xí nghiệp Nhật Bản sẽ đào tạo, hướng dẫn thực tập sinh trong công việc, tiếp cận máy móc, trang thiết bị, an toàn lao động,… khoảng thời gian này kéo dài từ 2-6 tuần.